Als flexible und prozessorientierte Methode kennt die Mediation keinen starren Aufbau.
Die fünf Hauptphasen lassen sich jedoch im Wesentlichen wie folgt zusammenfassen:
I - Erstgespräch
Die Mediatorin eröffnet die Mediation. Sie bespricht die Charakteristika des Ablaufs, erklärt die Regeln und dokumentiert diese. Es kommt zum Abschluss einer Mediationsvereinbarung.
II - Erörterung der Konfliktlage
Die Parteien – Medianden genannt - stellen ihre Sichtweisen des Konflikts dar. Die zu behandelnden Themenkreise werden festgelegt.
III - Erforschung der Interessen und Bedürfnisse
In dieser Phase werden die hinter den Positionen der Parteien verborgenen Interessen und Bedürfnisse erarbeitet. Erst diese Bewusstwerdung öffnet den Weg zu einer nachhaltigen und für alle Parteien passenden Lösung.
IV - Die Entwicklung von Lösungsoptionen und das Finden einer gemeinsamen Lösung
Die Parteien erarbeiten gemeinsam Lösungsoptionen und bewerten diese. Ziel ist es, eine Win-win-Lösung zu finden, von der alle Parteien profitieren.
V - Abschluss des Verfahrens
In dieser Phase wird die im Mediationsverfahren erzielte Einigung konkretisiert und festgehalten.
Wenn erforderlich, wird die Vereinbarung auch rechtlich umgesetzt (z.B. durch gerichtlichen oder behördlichen Vergleich).
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